Innovation bei Sika mit yuuvis®

Im Jahr 2019 traf Sika die wegweisende Entscheidung yuuvis® einzuführen. Dies, um sicherzustellen, dass seine Mitarbeitenden Zugang zu einem modernen, flexiblen und erweiterbaren System erhalten. Peter Simon, Team Head Web & Digital Solutions Sika AG, schildert die besondere Situation beim Thema Dokumentenmanagement: «Aufgrund der starken Regulierungen in der Bauchemie müssen wir eine Vielzahl an Compliance-Regeln und Gesetzen erfüllen – und das weltweit in jedem Land, in dem unsere Produkte hergestellt und vertrieben werden. Entsprechend hoch ist der IT-seitige Aufwand, den wir an dieser Stelle betreiben». Das Ziel war klar: Nur aktuelle und freigegebene Inhalte sollten genutzt und an Kunden weitergegeben werden.

Als global agierendes Unternehmen mit Hunderten unterschiedlicher Teams existiert bei Sika eine grosse Vielfalt an Prozessen. Dazu kommt eine Vielzahl an IT-Tools, um die verschiedenen Arten von Dokumenten innerhalb der globalen Organisation sowie mit Partnern, Händlern oder Kunden zu sammeln, zu organisieren und zu teilen. Zur Vereinfachung aller Abläufe sollten künftig sowohl in der internen wie externen Kommunikation aktuelle Informationen über ein Produkt sowie eine von Sika entwickelte Technologie im Rahmen eines One-Stop-Shops zentral gefunden werden können – und das alles unter dem Aspekt der Compliance.

Nach einer umfangreichen Marktrecherche konnte das Sika-Projektteam die Anzahl der möglichen Kandidaten schliesslich auf zwei Finalisten reduzieren. Neben der grundsätzlichen technischen Fähigkeit zum Aufbau einer standardisierten Unternehmensarchitektur, stellten die Individualisierungsmöglichkeiten hinsichtlich einer hochgradig anpassbaren und benutzerfreundlichen Oberfläche einen weiteren wichtigen Schlüsselfaktor dar. In beiden Punkten konnte sich das Produkt yuuvis® von OPTIMAL SYSTEMS klar vom Mitbewerber differenzieren und erhielt daher den Zuschlag.

Nicht nur weil sich die DTI Schweiz AG als kompetenter Ansprechpartner bei der Evaluation auszeichnete, sondern vor allem auch, weil sie seit 2017 im Zusammenhang mit der Einführung einer Enterprise Search Lösung bei Sika eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung unterhält, wurde sie mit der Umsetzung des Projekts bei der Sika betraut.

Startschuss für das Projekt war im Dezember 2019. Bereits im Mai 2020 konnte die Lösung in den ersten Ländern in Betrieb genommen werden. Die Umsetzung gestaltete sich problemlos, wie Peter Simon bekräftigt: «Bei diesem Projekt haben sich mehrere Faktoren ideal ergänzt. Zum einen kannte DTI unsere IT sowie Philosophie im Umgang mit Informationen bereits in- und auswendig. Zum anderen wies yuuvis® genau die technischen Eigenschaften auf, die für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts essenziell sind: API-First Ansatz für die Integration der diversen Umsysteme, individuell anpassbare, intuitive Benutzeroberfläche im responsiven Design, auch für den mobilen Zugriff, und eine leistungsfähige Volltextsuche (Search Driven Ansatz «Google like»). Mit der neuen Plattform haben nun alle Sika-Mitarbeitenden Zugriff auf sämtliche produktbezogene technische Dokumente, die für die tägliche Arbeit notwendig sind».

Die Implementation begann mit der Migration der umfangreichen Daten in yuuvis®. Angepasst an das Corporate Design von Sika wurde die Benutzeroberfläche gestaltet und Workflowprozesse für die Freigabe eingerichtet. Eine mobile Progressive Web-App (PWA) wurde entwickelt, um das Lesen und Teilen von Dokumenten von unterwegs zu erleichtern, unabhängig vom genutzten Endgerät.

Dem neuen «Enterprise Document Management System – EDMS» fiel die Aufgabe der zentralen Dokumentenverwaltung zu. Es galt die Versionierung der technischen Dokumente und Anweisungen, komplex konfigurierbare Workflows, strukturierte Benutzerrechte und -berechtigungen, eine nahtlose Benutzererfahrung sowie fortschrittliche Such- und Tagging-Funktionen zu integrieren.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, Inhalte aus verschiedenen Umsystemen wie SAP-Hybris (PIM), Web DMS und Schema ST4 zu integrieren. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung und die Offenheit von yuuvis® (API-First Ansatz auf der Grundlage von REST) führte zu einer nahtlosen Integration in die bestehende, durchaus komplexe Systemumgebung der Sika.

Eine grosse Unsicherheit seitens Sika für den Erfolg dieses Projekts war die Frage nach der Akzeptanz der neuen Lösung innerhalb der Organisation. Die Resonanz war dann aber überwältigend positiv. Die suchgetriebene Bedienphilosophie und benutzerfreundliche Oberfläche von yuuvis® überzeugten auf ganzer Linie.

Um den Mitarbeitenden der Sika auch weiterhin ein Single Source of Truth anzubieten, sind weitere Integrationen in Planung. Im Zuge der weltweiten Nutzung des Systems wird das Interface in verschiedenen Sprachen wie Französisch, Spanisch, Italienisch, Chinesisch und Japanisch verfügbar sein.

Die Kernelemente der Plattform ermöglichen es den Endanwendern zeiteffizient zu arbeiten und den Aufwand für die Suche nach Informationen zu minimieren. Dank des neuen DMS können nun einfach und effizient die geschäftsrelevanten Dokumente in ihrer aktuellen und zuletzt freigegeben Version gefunden werden. Durch die Verwendung von Standard-Workflows für Freigabenauf der Gundlage des «Vier-Augen-Prinzips» ist sichergestellt, dass alle gespeicherten Dokumente immer gültig sind und die neuesten Änderungen eines bestimmten Produkts widerspiegeln. Dazu Peter Simon: «Durch die Standardisierung der Workflows und gesteigerte Transparenz zu allen Prozessschritten sowie Änderungen in einem Dokument, konnte über sämtliche Prozesse hinweg sowohl die Qualität der Dokumente wie auch das Vertrauen in das System auf ein Höchstmass gesteigert werden».

Das Projektteam von Sika hat nicht zuletzt auch die Beziehung zu DTI als sehr professionell, dynamisch, flexibel und schliesslich völlig transparent empfunden. Peter Simon freut sich über die gelungene Umsetzung: «Das DTI-Team ist ein grosser Gewinn für unser Schweizer Partnernetzwerk von Implementierungsagenturen. Obwohl wir keine direkte Beziehung zum Hersteller von yuuvis®, der OPTIMAL SYSTEMS haben, sondern nur über DTI, wurden die Reaktionsfähigkeit und Unterstützung durch beide Parteien sehr geschätzt. Beides hatte einen grossen Einfluss darauf, dass unser gemeinsames Projekt so erfolgreich war».

Dank yuuvis® hat Sika seine Effizienz gesteigert, die Sicherheit hinsichtlich seiner publizierten Informationen verbessert und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens vereinfacht. Diese Erfolgsgeschichte zeigt eindrucksvoll, wie innovative Technologie Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Ziele zu erreichen und ihre Visionen zu verwirklichen.

Unser Fokus liegt auf dem Einsatz moderner Technologien und Architekturen wie Docker/Kubernetes, Microservices, künstlicher Intelligenz (Gen-AI/LLM) und Cloud. Dabei setzen wir auf führende Softwaretechnologien und Produkte (best-of-breed).

Yuuvis® ist dabei unser zentraler Baustein rund um das Thema Datenverwaltung und Datendrehscheibe in COGNAiO®.