Innovazione in Sika con yuuvis®

Nel 2019, Sika ha preso la decisione innovativa di introdurre yuuvis®. Questo per garantire ai propri dipendenti l’accesso a un sistema moderno, flessibile ed espandibile. Peter Simon, Team Head Web & Digital Solutions Sika AG, descrive la situazione particolare della gestione dei documenti: «A causa delle rigide normative del settore dei prodotti chimici per l’edilizia, dobbiamo rispettare un gran numero di regole e leggi di conformità, in tutto il mondo e in tutti i Paesi in cui i nostri prodotti vengono prodotti e distribuiti. L’impegno informatico che mettiamo in campo a questo punto è di conseguenza elevato». L’obiettivo era chiaro: solo contenuti aggiornati e approvati dovevano essere utilizzati e trasmessi ai clienti.

Essendo un’azienda globale con centinaia di team diversi, Sika ha una grande varietà di processi. Inoltre, esiste una moltitudine di strumenti informatici per raccogliere, organizzare e condividere i vari tipi di documenti all’interno dell’organizzazione globale e con partner, rivenditori e clienti. Per semplificare tutti i processi, le informazioni aggiornate su un prodotto o su una tecnologia sviluppata da Sika devono poter essere reperite in modo centralizzato in uno sportello unico per la comunicazione interna ed esterna – e tutto questo sotto l’aspetto della conformità.

Dopo un’ampia ricerca di mercato, il team di progetto Sika è riuscito a ridurre il numero di possibili candidati a due finalisti. Oltre alla capacità tecnica di base di creare un’architettura aziendale standardizzata, le opzioni di personalizzazione in termini di interfaccia altamente adattabile e facile da usare sono state un altro importante fattore chiave. Il prodotto yuuvis® di OPTIMAL SYSTEMS è stato in grado di differenziarsi chiaramente dalla concorrenza sotto entrambi i punti di vista e si è quindi aggiudicato il contratto.

DTI Schweiz AG è stata incaricata dell’implementazione del progetto presso Sika non solo perché si è distinta come partner competente durante la valutazione, ma soprattutto perché ha mantenuto una relazione commerciale di successo dal 2017 in relazione all’introduzione di una soluzione di ricerca aziendale presso Sika.

Il progetto è stato lanciato nel dicembre 2019 e la soluzione è stata resa operativa nei primi Paesi nel maggio 2020. L’implementazione si è svolta senza problemi, come sottolinea Peter Simon: «In questo progetto diversi fattori si sono completati alla perfezione. In primo luogo, DTI conosceva già a fondo la nostra filosofia informatica e di gestione delle informazioni. In secondo luogo, yuuvis® possedeva esattamente le caratteristiche tecniche essenziali per il successo del progetto: approccio API-first per l’integrazione dei vari sistemi periferici, interfaccia utente personalizzabile e intuitiva con un design responsive, anche per l’accesso mobile, e una potente ricerca full-text (approccio search-driven «Google like»). Con la nuova piattaforma, tutti i dipendenti Sika hanno ora accesso a tutti i documenti tecnici relativi ai prodotti necessari per il loro lavoro quotidiano».

L’implementazione è iniziata con la migrazione dei dati completi in yuuvis®. L’interfaccia utente è stata personalizzata in base al design aziendale di Sika e sono stati impostati i processi di flusso di lavoro per l’approvazione. È stata sviluppata un’applicazione mobile progressive web (PWA) per facilitare la lettura e la condivisione dei documenti in movimento, indipendentemente dal dispositivo utilizzato.

Al nuovo «Enterprise Document Management System – EDMS» è stato affidato il compito di gestire i documenti in modo centralizzato. Il compito era quello di integrare il versioning dei documenti tecnici e delle istruzioni, flussi di lavoro complessi e configurabili, diritti e autorizzazioni degli utenti strutturati, un’esperienza utente senza soluzione di continuità e funzioni avanzate di ricerca e tagging.

Una sfida particolare è stata quella di integrare i contenuti di vari sistemi periferici come SAP-Hybris (PIM), Web DMS e Schema ST4. Un’attenta pianificazione e implementazione e l’apertura di yuuvis® (approccio API-first basato su REST) hanno portato a un’integrazione perfetta nell’ambiente di sistema esistente e altamente complesso di Sika.

Una delle principali incertezze di Sika per il successo di questo progetto era la questione dell’accettazione della nuova soluzione all’interno dell’organizzazione. Tuttavia, la risposta è stata estremamente positiva. La filosofia operativa basata sulla ricerca e l’interfaccia user-friendly di yuuvis® hanno convinto tutti.

Per continuare a offrire ai dipendenti Sika un’unica fonte di verità, sono in programma ulteriori integrazioni. Poiché il sistema viene utilizzato in tutto il mondo, l’interfaccia sarà disponibile in varie lingue, come francese, spagnolo, italiano, cinese e giapponese.

Gli elementi fondamentali della piattaforma consentono agli utenti finali di lavorare in modo efficiente in termini di tempo e di ridurre al minimo lo sforzo necessario per la ricerca di informazioni. Grazie al nuovo DMS, i documenti rilevanti per l’azienda possono essere trovati in modo semplice ed efficiente nella loro versione attuale e più recente. L’uso di flussi di lavoro standard per le approvazioni, basati sul «principio dei quattro occhi», garantisce che tutti i documenti archiviati siano sempre validi e riflettano le ultime modifiche apportate a un determinato prodotto. Peter Simon commenta: «La standardizzazione dei flussi di lavoro e la maggiore trasparenza per tutte le fasi del processo e le modifiche apportate a un documento hanno permesso di aumentare la qualità dei documenti e la fiducia nel sistema ai massimi livelli in tutti i processi».

Anche il team di progetto di Sika ha trovato il rapporto con DTI molto professionale, dinamico, flessibile e infine completamente trasparente. Peter Simon è soddisfatto del successo dell’implementazione: «Il team DTI è una grande risorsa per la nostra rete svizzera di agenzie di implementazione. Anche se non abbiamo un rapporto diretto con il produttore di yuuvis®, OPTIMAL SYSTEMS, ma solo attraverso DTI, la reattività e il supporto di entrambe le parti sono stati molto apprezzati. Entrambe hanno avuto una grande influenza sul successo del nostro progetto comune».

Grazie a yuuvis®, Sika ha aumentato la propria efficienza, migliorato la sicurezza delle informazioni pubblicate e semplificato la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Questa storia di successo è un esempio impressionante di come la tecnologia innovativa possa aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi e a realizzare le loro visioni.

Ci concentriamo sull’uso di tecnologie e architetture moderne come Docker/Kubernetes, microservizi, intelligenza artificiale (Gen-AI/LLM) e cloud. Ci affidiamo a tecnologie e prodotti software leader (best-of-breed).

Yuuvis® è il nostro elemento centrale per la gestione dei dati e l’hub dei dati in COGNAiO®.