LUKB entscheidet sich für modernstes Dokumenten- management und eine Vision

Der Grösse der Bank entsprechen auch die 4 Millionen Seiten, die Jahr für Jahr digitalisiert werden müssen. Das bedeutet: 16’000 Seiten Papier müssen an einem durchschnittlichen Arbeitstag verarbeitet werden. An einem Spitzentag kann das Volumen aber auch die doppelte Menge erreichen.

Die Bank forciert seit längerem ihre Digitalisierungsbestrebungen. Eine der Initiativen: die Ablösung ihres alten und Einführung eines neuen, digitalen Dokumentenmanagement-Systems. Das Ziel: Prozesse verschlanken, die Effizienz steigern und den Weg ebnen zum Intelligent Information Management.

Bislang hatte die Bank die Massenverarbeitung beleggebundener Zahlungen als Business-Service von extern bezogen und für den Input inhouse Gross-Scanner eingesetzt. Wartung und Weiterentwicklung der BPO-Lösung für den Zahlungsverkehr (ZV) liefen per Ende 2022 aus; zugleich war auch die inhouse-Scan-Infrastruktur nach 20 Jahren am Ende ihres Lebenszyklus’ angelangt.

Die LUKB entschied sich softwareseitig für eine integrierte Technologielösung, die Intelligent Document Processing und Archivierung zusammenführt. Mit Cognaio® löst die LUKB nicht nur ihr veraltetes Inputmanagement und die ZV-Plattform ab. Die neue Lösung ist auch als strategische Digitalisierungsplattform ausgelegt, da sie für die Einbindung weiterer Komponenten eines Intelligent Information Managements offen ist.

Das «Cognitive Digitalization Ecosystem for Document Lifecycle» (Cognaio®) der DTI ist eng an das Avaloq-Kernbankensystem angebunden und erlaubt auch die Integration sämtlicher Umsysteme wie Output-Management-System, Scanning oder Rechnungsworkflow. Damit wird einerseits die Qualität der Dokumentenverarbeitung verbessert und andererseits der Automatisierungsgrad sowie die Benutzerfreundlichkeit durch eine durchgängige User Experience mit Schnittstellenkontrolle und minimalen Medienbrüchen erhöht.

Neben dem, dass die DTI die Gesamtlösung bereitstellt, betreut sie auch sämtliche Prozesse ab dem Moment des Posteingangs (Scanning) über die automatisierte Belegs- und Dokumentenverarbeitung bis hin zur Archivlösung, in der sämtliche Kundendossiers mit über
400 Mio. Dokumenten und E-Mails gesetzeskonform verwaltet werden.

Die Inbound-Kommunikation wird digitalisiert, indem verschiedenste Technologien wie z.B. ICR (Intelligent Character Recognition), OCR (Optical Character Recognition) oder aber auch NLP (Natural Language Processing), sowie – wo hilfreich – zukünftig auch LLM (Large Language Models) zum Einsatz kommen. Informationen können so aus strukturierten Daten wie Dokumenten oder E-Mails extrahiert werden. Doch noch wichtiger ist, dass die Lösung auch unstrukturierte Daten wie handschriftliche Notizen, bei Bedarf auch Audio oder Video, verarbeiten kann.

Mit der Plattform können sämtliche Dokumente oder sogar komplexe Vorgänge dank selbstlernender KI- und Machine-Learning-Algorithmen automatisch klassifiziert, neue Formulare und Dokumenttypen automatisch erkannt, angelernt und verarbeitet – und insgesamt manuelle Eingriffe minimiert werden.

Mittelfristig wird die Migration des bestehenden Archivs, welches auf einer Software des gleichen Herstellers beruht, auf Cognaio® geprüft, um so von der Offenheit und Modularität der Digitalisierungsplattform vollumfänglich und durchgängig zu profitieren. Das Papierarchiv wird digital besser verfügbar gemacht und zugleich um Content-Services & Archive (CSA) bereichert. Damit wird der gesamte Dokument-Lifecycle von lebendigen Dokumenten bis zu deren datenschutzkonformer Archivierung abgedeckt.

Indem Cognaio® als Datendrehscheibe fungiert, werden sämtliche geschäftsprozessrelevante Informationen schneller und in höherer Qualität verfügbar. Die LUKB prüft nun, wie auf dieser Basis weitere Use Cases nutzbar gemacht werden können, so dass die Intelligenz und Integrationsfähigkeit der Plattform voll ausgeschöpft werden kann.

Unzählige Anwendungsszenarien sind möglich. Denkbar ist es etwa, dass die Sprach- und Texterkennung dank Künstlicher Intelligenz dahingehend ausgebaut wird, Kundenfeedbacks aus jeglicher Quelle zusammenzuführen, zu analysieren und anhand von Mustererkennung Empfehlungen abzuleiten. Damit könnte die Bank beispielsweise schneller auf Kundenwünsche reagieren.

Das Ziel ist nicht nur die «papierlose» Bank. Das Ziel ist eine Bank, die aus ihren verfügbaren Informationen höchste Effizienz und maximalen Kundennutzen schöpft.